Personal Information Protection Regulations

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Personal Information Protection Regulations

学校法人坪内学園個人情報保護規程

Tsubouchi Gakuen Educational Corporation

第1章総則

Chapter 1: General Provisions

第1条（目的）

Article 1 (Purpose)

本規程は、学校法人坪内学園（以下「本学園」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いを確保することにより、個人の権利利益を保護するとともに、本学園の教育活動の円滑な運営を図ることを目的とする。

The purpose of these regulations is to ensure the proper handling of personal information held by Tsubouchi Gakuen (hereinafter referred to as “the Academy”), thereby protecting the rights and interests of Individuals while ensuring the smooth operation of the Academy`s educational activities.

第2条（定義）

Article 2 (Definitions)

この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

In these regulations, the meanings of the terms listed in the following items shall be as prescribed in each respective item.

(1)　個人情報

イ　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画もしくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、もしくは記録され、または音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。

ロ　個人識別符号が含まれるものをいう。

(1) Personal Information

This refers to information about a living individual that falls under any of the following:

(a) Information containing a name, date of birth, or other descriptions (including documents, drawings, or electromagnetic records- meaning records created by electronic, magnetic, or other methods not perceivable by human senses) that can identify a specific individual (including information that can be easily compared with other information to identify a specific individual).

(b) Information that contains an Individual Identification Code.

(2)　個人識別符号

次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち個人情報の保護に関する法律施行令（以下「政令」という。）第１条で定めるものをいう。

イ　特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるものをいう。

ロ　個人に提供される役務の利用もしくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、または個人に発行されるカードその他の書類に記載され、もしくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者もしくは購入者または発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、または記載され、もしくは記録されることにより、特定の利用者もしくは購入者または発行を受ける者を識別することができるもの

(2) Individual Identification Code

This refers to any character, number, symbol, or other code specified by Article 1 of the Enforcement Order of the Act on the Protection of Personal Information (hereinafter referred to as “the Cabinet Order”) that falls under any of the following:

(a) Those consisting of characters, numbers, symbols, or other codes converted for use in electronic computers to represent features of a specific individual’s body, which can identify that specific individual.

(b) Those assigned in connection　with the use of services provided to an individual or the purchase of goods sold to an individual, or those recorded on cards or other documents issued to an individual ,which are uniquely assigned to each user, purchaser, or recipient to identify them.

(3)　要配慮個人情報

個人情報のうち、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第２条で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

(3) Special Care-Required Personal Information

This refers to personal information comprising an individual’s race, creed, social status, medical history, criminal record, fact of having suffered damage by a crime, or other descriptions specified by Article 2 of the Cabinet Order as requiring special care in handling so as not to cause unfair discrimination, prejudice or other disadvantages to the individual.

(4)　個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利を害するおそれが少ないものとして政令第４条第１項で定めるものを除く。）をいう。

イ　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるよう体系的に構成したもの。

ロ　前イに掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして、政令第４条第２項で定めるもの。

(4) Personal Information Database, etc.

This refers to a collective body of information including personal information, excluding those specified by Article 4, paragraph 1 of the cabinet order as having little risk of harming an individual`s rights and interests based on their method of use,　that falls under any of the following:

(a) Those systematically organized so that specific personal information can be searched using a computer.

(b) In addition to those listed in (a), those systematically organized so that specific personal information can be easily searched, as specified by Article 4, Paragraph 2 of the Cabinet Order.

(5)　個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(5) Personal Data

This refers to personal information that constitutes a personal information database, etc.

(6)　保有個人データ

本学園が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう。

(6) Retained Personal Data

This refers to personal data for which this Academy has the authority to disclose, correct, add or delete contents, suspend use, erase, and suspend provision to third parties. This excludes data that, if its existence were revealed, would likely harm public interest or other interests as specified by Cabinet Order.

(7)　本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(7) Principal (Data Subject)

This refers to a specific individual identified by personal information.

(8)　学生等

本学園が設置する学校の学生、生徒および児童であって、現在在籍する者または過去に在籍した者をいう。

(8) Students, etc.

This refers to students, children, and kindergarteners of schools established by this academy, including those currently enrolled and those who were enrolled in the past.

(9)　教職員等

本学園の役員および本学園と雇用関係にある者またはあった者をいい、教職員の指示を受けて業務に従事する学生、派遣労働者等を含む。

(9) faculty and Staff, etc.

This refers to officers of this academy and those who have or had an employment relationship with this academy. This includes students, dispatched workers, etc. who are engaged in duties under the instruction of faculty and staff.

(10) 保護者

必要に応じて収集した個人情報に基づき、学生・生徒、保護者等への連絡を行うことができる。

(10) Guardians

This refers to those who have the duty to supervise the life, education, and safety of minors or those requiring protection among the students etc. mentioned in (8) above, based on laws (School education etc.) for those who are adults, it refers to those who provide support for expenses related to life and commuting during their enrollment.

第3条（適用範囲）

本規程は、以下の施設での事業を含む本学園の事業に関連する個人情報の取扱いについて定める。

専門学校坪内総合ビジネスカレッジ
坪内学園附属認定こども園
坪内珠算学校
つぼうち英会話スクール
坪内学園児童クラブ

Article 3 (Scope of Application)

These regulations apply to the handling of personal information related to the business of this Academy including businesses at the following facilities:

Senmon Gakko Tsubouchi General Business College
Tsubouchi Gakuen Affiliated kodomo-en (certified early childhood education and care center)
Tsubouchi Abacus School
Tsubouchi English School
Tsubouchi Gakuen Headquarters

第2章個人情報の取得および利用

Chapter 2: Acquisition and Use of Personal Information

第4条（取得の原則）

Article：4（Principle of Acquisition）

１　個人情報は、教育活動および施設運営に必要な範囲で、適正かつ公正な方法により取得する。

１. Personal information shall be acquired by proper and fair means within the scope necessary for educational activities and facility management.

２　本学園は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

(1)　法令にもとづく場合

(2)　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4)　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5)　要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

(6)　学術研究機関等から要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本学園と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

(7)　当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）第57条各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

(8)　その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第７条で定める場合

２. The Academy shall not acquire sensitive personal information without obtaining the prior consent of the individual, expect in the following cases:

(1) When based on laws and regulations.

(2) When it is necessary for the protection of a person’s life, body, or property, and it is difficult to obtain the consent of the individual.

(3) When it is particularly necessary for the improvement of public health or the promotion of the sound growth of students, pupils, children, and kindergarteners, and it is difficult to obtain the consent of the individual.

(4) When it is necessary to cooperate with a state organ, a local government, or a person entrusted by them in performing duties prescribed by laws and regulations, and obtaining the consent of the individual is likely to impede the performance of said duties.

(5) When it is necessary to handle special care required personal information for academic research purposes (including cases where part of the purpose of handling said information is for academic research purposes, and excluding cases where there is a risk of unjustly infringing on an individual`s rights and interests).

(6) When special care required personal information is acquired from an academic research institution, etc. and it is necessary to acquire said information for academic research purposes.

(7) When said special care required personal information is made public by the individual, a state organ, a local government, an academic research institution, etc. a person listed in each item of Article 57 of the Act on the protection of personal Information (hereinafter referred to as the Act) or a person stipulated by the Rules of the Personal Information Protection Commission.

(8) Other cases equivalent to those listed in the preceding items as specified by Article 7 of the Cabinet Order.

第5条（利用目的）

Article 5 (Purpose of Use)

本学園は、取得した個人情報を以下の目的で利用する。

入学・入園・入会手続き
学籍・園児・会員管理
授業・保育・指導運営
成績管理
行事運営
保護者連絡
就職支援
実習指導
各種証明書発行
学園広報
法令に基づく対応

The Academy shall use acquired personal information for the following purposes:

Procedures for admission to the school, kindergarten, or association.
Management of school register, students, children, kindergartens, and members.
Management of classes, childcare, and guidance.
Grade management.
Management of school events.
Communication with guardians.
Employment support.
Practical training guidance.
Issuance of various certificate.
Academy public relations.
Response based on laws and regulations.

第５条の２　（取得に際しての利用目的の通知等）

Article 5-2 (Notification of Purpose of Use upon Acquisition, etc.)

本学園は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表しなければならない。

２　本学園は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

３　本学園は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、または公表しなければならない。

４　前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1)　利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)　利用目的を本人に通知し、または公表することにより本学園の権利または正当な利益を害するおそれがある場合

(3)　国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

1. When the Academy has acquired personal information, it must promptly notify the individual of the purpose of use or make it public, unless the purpose of use has been made public in advance.

2. Notwithstanding the provision of the preceding paragraph, when the Academy acquires personal information of an individual described in a contract or other document (including electromagnetic records), as a result of concluding a contract with said individual, or when it acquires personal information of an individual directly from the individual in writing, it must explicitly state the purpose of use to the individual in advance. However, this shall not apply if there is an urgent need for the protection of a person’s life, body, or property.

3. If the Academy changes the purpose of use, it must notify the individual of the changed purpose of use or make it public.

4. The provisions of the preceding three paragraphs shall not apply to the following cases:

(1) When notifying the individual of the purpose of use or making it public risks harming the life body, property, or other rights and interests of the individual or a third party.

(2) When notifying the individual of the purpose of use or making it public risks harming the rights or legitimate interests of the Academy.

第3章個人情報の管理

Chapter 3: Management of personal Information

第6条（安全管理）

Article 6 (Security Management)

本学園は、個人情報の漏えい、紛失、改ざん等を防止するため、必要な安全管理措置を講じる。

The Academy shall take necessary security management measures to prevent the leakage, loss, or alteration of personal information.

第7条（教職員の責務）

Article 7 (Duties of Faculty and Staff)

１　教職員等が、個人情報を取得し利用する場合または第三者に提供する場合は、この規程に従わなければならない。

２　教職員等は、業務上知り得た個人情報を、業務以外の目的で他人に漏らしてはならない。

３　教職員等は、個人情報データベース等を不正に利用してはならない。

１　When faculty and staff acquire, use, or provide personal information to a third party, they must comply with these regulations.

２　Faculty and staff shall not leak personal information obtained in the course of their duties to others for purposes other than business.

３　Faculty and staff shall not use personal information databases, etc. inappropriately.

第8条（業務委託）

Article 8 (Outsourcing of Business)

個人情報の取扱いを外部業者に委託する場合は、適切な管理を義務付ける契約を締結する。

When outsourcing the handling of personal information to an outside contractor, a contract shall be concluded that mandates appropriate management.

第4章第三者提供

Chapter 4: provisions to third parties

第9条（第三者提供の制限）

Article 9 (Restrictions on provision to Third Parties)

本人の同意を得ずに第三者へ個人情報を提供しない。ただし、次の場合を除く。

Personal information shall not be provided to a third party without the consent of the individual, except in the following cases:

(1)　法令にもとづく場合

(2)　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(5)　個人データの提供が学術研究の成果の公表または教授のためやむを得ないとき（個人情報の権利利益を不当に害するおそれがある場合を除く。）。

(6)　個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本学園と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

(7)　提供先の第三者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

(1) When based on laws and regulations.

(2) When it is necessary for the protection of a person’s life, body, or property, and it is difficult to obtain the individual’s consent.

(3) When it particularly necessary for the improvement of public health or the promotion of the sound upbringing of children, and it is difficult to obtain the individual’s consent.

(4) When it is necessary to cooperate with a state organ, a local government, or a person entrusted by them in performing affairs prescribed by laws and regulations, and obtaining the individual consent risks hindering the performance of said affairs.

(5) When providing personal data is unavoidable for the publication of academic research results or for teaching (except when there is a risk of unjustly infringing on the rights and interests of personal information).

(6) When it is necessary to provide personal data for academic research purposes (including cases where part of the purpose of providing said data is for academic research purposes, and excluding cases where there is a risk of unjustly infringing on the rights and interests of individual) (Limited to cases where the Academy and said third party jointly conduct academic research)

(7) When the third party recipient is an academic research institution, etc. and it is necessary to provide said personal data for academic research purposes (including cases where part of the purpose of providing said data is for academic research purposes, and excluding cases where there is risk of unjustly infringing on the rights and interests of individuals).

第9条の2（第三者提供に係る記録の作成等）

Article 9-2 (Creation of Records concerning Provision to Third Parties, etc).

１　個人情報取扱責任者は、個人データを第三者（次の各号に掲げる者を除く。以下この条および次条において同じ。）に提供したときは、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名または名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第9条第１項各号に該当する場合は、この限りでない。

(1)　国の機関

(2)　地方公共団体

(3)　独立行政法人等

(4)　地方独立行政法人

１　When the Personal information Handling manager provides personal data to a third party (excluding those listed in each of the following items; the same shall apply in this Article and the following Article), they must create a record concerning the data the personal data was provided, the name or title of the third party, and other matters stipulated by the Rules of the Personal Information Protection Commission. However, this shall not apply if the provision of said personal data falls under any of the items in Article 9, paragraph 1.

(1) State Organs

(2) Local governments

(3) Independent administrative agencies, etc.

(4) Local independent administrative agencies.

２　個人情報取扱責任者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から、個人情報保護委員会規則が定める期間保存しなければならない。

２　The Personal Information Handling Manager must retain the records mentioned in the preceding paragraph for the period stipulated by the rules of the personal information protection commission, starting from the date the record was created.

第9条の3（第三者提供を受ける際の確認等）　

Article 9-3 (Confirmation when Receiving Provision from Third Parties, etc.)

１　個人情報取扱責任者は、第三者から個人データの提供を受けるときは、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第9条各号に該当する場合は、この限りでない。

(1)　当該第三者の氏名または名称および住所ならびに法人にあっては、その代表者の氏名

(2)　当該第三者による当該個人データの取得の経緯

１　When receiving personal data from a third party, the personal information handling manager must confirm the matters listed below. However, this shall not apply if the provision of said personal data falls under any of the items in Article 9.

(1) The name or title and address of the third party and, in the case of a corporation, the name of its representative.

(2) The circumstances under which the third party acquired the personal data.

２　個人情報取扱責任者は、前項の規定による確認を行ったときは、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成し、保管しなければならない。

２　When the personal Information Handling Manager has performed the confirmation under the provisions of the preceding paragraph, they must create and keep a record concerning the date the personal data was received, the matters related to said confirmation, and other matters stipulated by the Rules of the personal information protection commission.

３　個人情報取扱責任者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

３　The personal information handling manager must retain the records mentioned in the preceding paragraph for the period stipulated by the rules of the personal information protection commission starting from the date the record was created.

第5章開示等

Chapter 5: Management System

第10条（開示等請求）

Article 10 (Requests for Disclosure, etc)

本人または保護者から個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の請求があった場合には、法令に基づき対応する。

When there is a request from an individual or their guardian for the disclosure, correction, deletion, or suspension of use of their personal information, is made by the individual or their guardian, it shall be handled in accordance with the law.

第6章管理体制

Chapter 6: Management System

第11条（個人情報管理責任者）

Article 11 (Personal Information Management)

１　本学園は、個人情報の適正管理のため個人情報管理責任者を置く。

２　個人情報取扱責任者は、各長または事務局長をもって充てる。

３　取扱い責任者は各施設の副校(園)長・次長以上をもって充てる。

１　This academy shall appoint a personal Information Management Officer to ensure the appropriate management of personal information.

２　The personal Information Handling Manager shall be filled by each head (of department) or the secretary- General.

３　Handling Managers shall be filled by personnel at the level of vice-principal (Director), Vice Director, or higher at each facility.

第12条（教職員教育等）

Article 12 (Education of faculty and staff, etc)

１　個人情報保護の重要性を踏まえ、個人データの取り扱いについて、教職員に対し必要な教育を実施する。

２　本学園は、個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体および個人データが記載された書類等の盗難または紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。

１　Based on the importance of personal information protection, this academy shall provide necessary education to faculty and staff regarding the handling of personal data.

２　This academy shall take physical security management measures to prevent the theft or loss of electronic media recording personal data and documents containing personal data.

第12条の2（漏えい等の発生した場合の措置）

Article 12-2 (Measures in case of Leakage, etc)

１　教職員等は、個人情報の漏えい、紛失、毀損および改ざん（以下「漏えい等」という。）が発生し、またはその発生が疑われるときは、その事実について速やかに個人情報管理責任者に報告しなければならない。

２前項の報告を受けた個人情報管理責任者は、速やかに必要な措置をとるとともに、その内容について理事長に報告しなければならない。

１　If faculty or staff members become aware of, or suspect the occurrence of, a leakage, loss, damage, or falsification (hereinafter referred to as leakage etc) of personal information, they must promptly report the facts to the personal information management officer.

２　The personal information management officer who receives the report mentioned in the preceding paragraph must promptly take necessary measures and report the details to the chairperson of the board.